Guide fonctionnel
Vos premiers pas avec Mailvista - Prenez en main votre messagerie intelligente, naviguez et paramétrez selon vos besoins…
Vos premiers pas avec Mailvista - Prenez en main votre messagerie intelligente, naviguez et paramétrez selon vos besoins…
Lors de votre première connexion à Mailvista, vous êtes invité à vous connecter à votre compte de messagerie avec vos identifiants habituels (par exemple, votre compte Microsoft Outlook). Ce lien sécurisé permet à Mailvista de se synchroniser avec votre messagerie et votre calendrier, d'analyser vos mails et évènements pour activer les fonctionnalités intelligentes tout en respectant la confidentialité de vos données.
En fonction de votre abonnement ou licence (ou leur absence), plusieurs cas peuvent se présenter en fonction de votre situation :
Si vous choisissez de vous réabonner pendant cette période, Mailvista relancera l'analyse de vos 15 derniers jours de mails (dans la limite de 50 messages), et vous retrouverez les mails déjà catégorisés auparavant (dans les limites prévues par votre abonnement initial).
Au-delà des 90 jours sans renouvellement, votre compte ainsi que toutes les données vous concernant seront supprimés de manière définitive. Si vous vous reconnectez ensuite, vous repartirez comme un nouvel utilisateur, avec une création de compte et un nouveau mode d'essai de 7 jours.
Le bandeau supérieur de navigation est visible sur tous les écrans de Mailvista. Il rassemble différentes fonctions, dont :
Sur toutes les pages de votre assistant Mailvista, vous visualisez en haut à droite du bandeau supérieur une image de profil avec votre nom ou photo. En cliquant dessus, vous accédez à un menu de paramétrage.
En cliquant sur la section "Mon compte" de la fenêtre de paramétrage, vous pouvez ajouter une photo de profil, modifier votre nom et prénom. Ces informations seront visibles uniquement dans votre compte Mailvista.
Vous pouvez ici modifier le compte Microsoft 365 synchronisé avec Mailvista pour lier votre messagerie et agenda Outlook avec Mailvista. Ainsi, vos mails et rendez-vous seront importés dans Mailvista.
Vous pouvez également modifier la langue de Mailvista dans ce menu.
Enfin, en appuyant sur "Se déconnecter", vous quittez l'application et vous vous déconnectez de Mailvista. Il vous sera alors nécessaire d'entrer à nouveau vos identifiants Microsoft 365 pour accéder à Mailvista.
En cliquant sur la section "Ecran d'accueil" de la fenêtre de paramétrage, vous pouvez modifier la présence ou non de widgets (différentes applications contenues dans Mailvista) en les cochant/ décochant pour ne plus les voir apparaître sur la page d'accueil.
Vous pouvez également ordonnancer vos vues favorites pour choisir lesquelles seront visibles sur votre page d'accueil (les 3 premières).
Pour modifier le nom présent sur le message d'accueil présent sur la page principale, il vous sera nécessaire de modifier vos informations personnelles dans la section "Mon compte".
En cliquant sur la section "Signature d'un e-mail" de la fenêtre de paramétrage, vous pouvez configurer une signature qui sera ajoutée en bas de chaque nouveau mail ou réponse. Les signatures présentes dans votre application de messagerie historiques ne sont pas reportées dans Mailvista.
Des champs prédéfinis vous sont proposés pour que Mailvista mette en forme votre signature automatiquement. Vous pouvez indiquer votre nom, prénom, email, poste, entreprise, site et téléphone, ainsi que d'autres informations au besoin. Vous avez la possibilité de charger une photo ou image (par exemple un logo).
Vous visualisez un aperçu de votre signature et pouvez la modifier à votre guise. Pensez à cliquer sur "Enregistrer" pour sauvegarder la signature afin qu'elle s'intègre dans vos mails.
La page d'accueil est le premier écran visible lors de la connexion à Mailvista. Elle est accessible à tout moment en cliquant sur l'icône « home » du bandeau supérieur.
Elle permet de faire appel à l'assistant Mailvista afin de lui demander de l'aide pour traiter ses mails et s'organiser :
Cet écran d'accueil est personnalisable. Pour ce faire, cliquez sur votre image de profil en haut à droite pour accéder aux paramètres. Si toutes les fonctionnalités (widgets) sont activées, cet écran offre un aperçu des informations suivantes :
En bas, un clic sur l'icône chevron permet d'accéder à sa boite mail (vous pouvez également faire défiler l'écran vers le bas avec votre souris pour l'ouvrir).
Sur toutes les pages de votre assistant de messagerie Mailvista, vous visualisez dans le bandeau supérieur à gauche une icône « home » en forme de maison qui vous permet de revenir à tout moment à la page d'accueil.
Planifiez facilement vos journées avec le calendrier intégré, le suivi de vos actions…
Les widgets sont des applications de Mailvista complémentaires à la boîte mail. Ils sont représentés sur la page d'accueil dans la partie droite de l'écran et permettent d'accéder à certaines données ou informations :
En cochant une tâche, celle-ci est marquée comme effectuée et disparait du Smart Todo.
Dans Mailvista, un aperçu de votre calendrier est disponible sur la page d'accueil.
Ce calendrier est synchronisé avec votre calendrier. Ainsi, vous visualisez dans Mailvista tous les rendez-vous enregistrés dans votre messagerie historique et vice versa. Chaque réunion est visible dans une vignette avec le titre, l'heure de début et de fin et le lien de connexion pour une visioconférence Teams s'il a été configuré ainsi.
L'affichage est à la semaine ou au jour.
Il est possible d'ajouter un rendez-vous et de donner les informations suivantes : titre, date et heure de début et de fin, invités obligatoires et facultatifs, emplacement et informations supplémentaires.
Mailvista détaille le contenu de vos e-mails et détecte les demandes de réunion ou prises de rendez-vous liées à une invitation. Dans la vue détaillée d'un e-mail, vous visualisez sur le côté gauche un encart "Rendez-vous à venir" avec les invitations détectées par Mailvista dans la boucle.
Retrouvez vos rendez-vous dans l'agenda Mailvista accessible depuis la page d'accueil.
Mailvista analyse vos e-mails et vous propose des tâches en lien avec le contenu afin de vous aider à planifier au mieux vos activités. Lorsque vous créez une tâche depuis une proposition de Mailvista (dans la vue détaillée d'un mail ou dans une « custom view »), la tâche est inscrite dans votre Smart Todo et est visible dans le widget de la page d'accueil. Si vous ne visualisez pas ce dernier, pensez à vérifier son activation dans les paramètres.
Un compteur vous affiche le nombre de tâches en cours. Vous pouvez déplier l'aperçu en cliquant sur pour visualiser davantage de tâches.
Lorsque vous cochez une tâche, cette dernière est marquée comme effectuée et disparait de l'écran d'accueil et de l'encart Smart Todo apposé au mail concerné.
Dans la vue détaillée d'un e-mail, vous visualisez sur le côté gauche un encart "Smart Todo" avec les suggestions de tâches de Mailvista. Si elles vous paraissent pertinentes, cliquez sur le "+".
La tâche est alors enregistrée dans votre Smart Todo. Vous pourrez la retrouver en ouvrant votre Smart Todo depuis l'écran d'accueil ou dans l'encart Smart Todo des e-mails en lien avec.
En cas d'erreur, supprimez la tâche si vous souhaitez la faire disparaitre en cliquant sur le "-".
Lorsqu'elle sera effectuée, marquez-la comme réalisée en la cochant.
Elle disparait alors de l'encart Smart Todo et de l'écran d'accueil.
Dans les CustomViews ou vues personnalisées, il est possible d'ajouter certaines notes. Cela vous permet de suivre des informations et précisions sur cette vue ou le sujet concerné.
Pour cela, un encart « Notes » est disponible en haut du volet de droite.
Cliquez sur le pour modifier la note.
La zone de vient alors éditable et vous pouvez modifier les informations, les supprimer ou en ajouter.
Cliquez ensuite sur l'icône pour sauvegarder les modifications apportées.
Gagnez du temps avec la classification intelligente, les Smartlabels et les résumés de l'assistant Mailvista …
Dans la boite principale, Mailvista vous affiche vos mails en fonction de leur arrivée chronologique. Plusieurs modes d'affichage sont possibles (voir la section dédiée). Cependant, la valeur ajoutée de Mailvista consiste à utiliser l'intelligence de l'assistant pour traiter ses mails en fonction de la priorité et non plus de la temporalité.
Mailvista utilise une analyse croisée sur votre contexte pour estimer la priorité de chaque mail. Grâce à cette analyse, les mails sont catégorisés et triés dans des Smart Labels (Focus, Pour info, Newsletter, Suspect ou autre). Ainsi, le classement est contextuel et intelligent. Il vous permet de vous concentrer sur les mails qui requièrent votre attention immédiate (catégorie Focus) tout en vous laissant la liberté de consulter les autres catégories et vous organiser au mieux. Un mail classé dans Focus ne sera visible que dans ce Smart label et non dans les autres même s'il a plusieurs catégories.
Pour accéder à ces smart labels, cliquez sur chacun d'entre eux dans la barre latérale gauche, au-dessus de « Boite de réception » :
Mailvista catégorise vos mails vous permettant d'un coup d'oeil une visualisation graphique. Les catégories sont apposées sur chaque mail dès réception sous forme d'une étiquette de couleur :
Ces étiquettes catégorisent les messages selon leur nature. La liste est la suivante : important (demande d'action, mail urgent ou très important selon le contexte utilisateur, réponse attendue, rappel, informatif (contenu utile mais non urgent), newsletter (contenu commercial ou d'abonnement), suspect (message inhabituel ou potentiellement frauduleux), rappel (mail de rappel sur un sujet déjà évoqué) ou autre.
En fonction des catégories, l'assistant Mailvista classe automatiquement les mails dans les smart labels correspondants.
Les smart labels sont des filtres sur le côté vous permettant de n'afficher que les mails correspondant à certaines catégories :
En cliquant sur le Smart Label "Pour info", vous retrouvez les mails catégorisés comme informatifs (ceux dont le contenu est utile mais non prioritaire, les mails où vous êtes en copie, etc.).
En cliquant sur le Smart Label "Newsletter", vous retrouvez les mails catégorisés comme des newsletter par l'assistant Mailvista.
En cliquant sur le Smart Label "Suspect", vous retrouvez les mails rassemblés par Mailvista et qui nécessitent votre attention car présentant des caractéristiques douteuses. Si un mail vous paraît comme suspect ou malintentionné, pensez à le supprimer, ne cliquez pas sur le contenu (liens ou documents), ne répondez pas et transmettez-le à votre administrateur (s'il s'agit d'une adresse professionnelle).
En cliquant sur le Smart Label "Autre", vous retrouvez les mails catégorisés comme autres (c'est-à-dire tous les mails n'étant contenu dans aucun des smart labels Deep Focus, Pour info, Newsletter, Suspect).
En cliquant sur "Focus", vous retrouvez les mails les plus importants (c'est-à-dire ceux catégorisés comme « importants », comme des « rappels », ou comme mails attentant une réponse) classés en fonction de leur criticité et non chronologiquement. Vous retrouvez également les mails que vous avez catégorisés comme importants en les déplaçant dans le mode focus (voir paragraphe décrivant le fonctionnement du mode Focus).
Travaillez sans distraction avec les modes Focus et Deep Focus
Le mode Focus affiche uniquement les mails que Mailvista considère comme prioritaires. Les newsletters, spams, réponses automatiques ou discussions secondaires ne sont ainsi pas visibles dans cette vue. Ce mode repose sur votre contexte, votre agenda, vos échanges fréquents et le contenu des mails. Il affiche ainsi les mails que Mailvista a analysés comme étant « Importants », ceux pour lesquels votre réponse est attendue et ceux considérés comme des rappels.
Il est idéal quand vous avez besoin de vous concentrer sur ce qui mérite réellement votre attention. Sélectionnez-le depuis la barre gauche de votre boîte de réception.
Si vous considérez un mail comme particulièrement important dans votre boîte de réception, vous pouvez le marquer comme un mail à traiter dans le mode focus en passant votre souris dessus et en cliquant sur "Déplacer dans Focus" :
Une fois le mail traité dans le mode Focus (lorsque vous avez effectué toutes les actions et n'avez plus besoin de travailler dessus), passez votre souris dessus et cliquez sur la coche verte pour le marquer comme « Traité ».
Si vous considérez qu'un message étant catégorisé par Mailvista comme Important, Pour rappel ou Réponse attendue n'est pas prioritaire, vous pouvez l'enlever du mode Focus en passant votre souris dessus puis en cliquant sur . Il reste alors dans votre boîte mail mais n'est plus considéré comme essentiel.
Mailvista utilise un code couleur pour vous aider à visualiser rapidement la priorité des messages. Les mails en violet sont ceux que l'assistant Mailvista a identifiés comme essentiels : ils apparaissent dans le mode Focus et correspondent donc aux catégories "Important", "Réponse attendue" ou "Rappel".
Les violets foncés signalent des messages du mode Focus non lus (avec la police affichée en gras), les violets clairs des messages du mode Focus déjà lus.
Les mails sans couleur sont ceux considérés comme non prioritaires (hors du mode Focus), les mails blancs avec une police en gras correspondant aux mails non lus, tandis que les mails lus apparaissent sur un fond légèrement grisé.
Pour rappel, vous pouvez basculer manuellement un mail dans ou hors du mode Focus selon vos besoins.
Le mode Deep Focus pousse la concentration encore plus loin. Depuis le mode Focus, appuyez sur le bouton
Une fenêtre n'affichant que les mails du mode focus s'ouvre. La navigation entre les mails est facilitée afin d'éliminer le plus de distractions possibles. En bas à droite, passez au mail suivant ou précédent à l'aide des flèches ou marquez le mail comme traité pour le retirer du mode Focus.
Définissez un minuteur de session de travail en cliquant sur le chronomètre et lancez-le en appuyant sur Start.
Le mode Deep Focus vous informera à la fin du temps imparti que le créneau que vous vous étiez alloué est arrivé à échéance.
Vous pouvez également lancer une playlist de musique de fond qui vous permettra de vous isoler et de créer une bulle numérique protégée pour avancer sereinement sur le traitement de vos mails les plus importants.
À tout moment, mettez la musique en pause ou reprenez en cliquant sur le bouton Play. Les musiques ont été sélectionnées pour créer une ambiance sereine de travail sans vous distraire par des rythmes trop entrainants ou des paroles qui pourraient venir perturber votre concentration.
Classez, priorisez, traitez ou archivez vos messages en un clic
Lorsqu'un mail est reçu, Mailvista détecte les documents présents dans le mail, la boucle ou la vue et les rassemble dans l'onglet en bas du volet de gauche :
En cliquant sur un document, un aperçu est disponible s'il s'agit d'un PDF ou d'une image. Si l'aperçu n'est pas disponible, il est possible de télécharger le document en cliquant sur la flèche ou le bouton.
Dans tous les cas, pour délester votre boîte mail et donc améliorer votre empreinte carbone, il est possible d'enregistrer directement votre pièce jointe soit en local, soit sur un espace de stockage cloud. Ainsi, en cliquant sur l'icône d'enregistrement, vous choisissez l'emplacement dédié. Votre explorateur de documents s'ouvre alors, ou votre OneDrive ou SharePoint le cas échéant.
Souvenez-vous qu'il est en général préconisé d'envoyer des liens et non pas le document complet.
En passant votre souris sur un mail, un certain nombre d'actions s'offrent à vous.
1) Marquer le mail comme lu/ non lu :
En le marquant comme lu, le mail n'apparait plus en gras (et vice versa) mais est conservé dans votre boîte de réception et dans la catégorie identifiée par Mailvista. S'il était considéré comme important, il restera également dans le mode Focus.
2) Marquer le mail comme traité :
Le mail reste dans la boîte de réception mais Mailvista est informé que vous avez traité le mail et appose un indicateur "traité" sur le mail.
3) Déplacer le mail dans Focus/ retirer de Focus :
Il est possible qu'un mail ne soit pas identifié comme important par Mailvista car sortant des critères (mail sans mots ou contexte importants, interlocuteurs non connus, etc.). Cependant, si vous jugez qu'un mail même informatif est pour vous essentiel, vous pouvez le déplacer dans le mode Focus. Ainsi, vous pourrez le voir parmi tous vos mails à traiter lors de vos sessions de travail.
A contrario, un mail qui a été placé dans le mode Focus (donc coloré en violet, voir la section « Affichage des mails du mode Focus dans la boîte de réception ») en en être retiré en cliquant sur cette même icône.
4) Supprimer le mail :
Fonction classique de suppression du mail, il disparaitra de la boîte et des smart labels. Vous pourrez le retrouver dans la corbeille dans le menu de navigation de la boite de réception tant que cette dernière ne sera pas vidée.
5) Répondre, répondre à tous et transférer :
Ces options classiques de messagerie fonctionnent de la même façon que dans votre application historique et permettre de répondre dans une boucle, de transférer la boucle à une ou plusieurs personnes.
Il est possible d'effectuer des actions de masse sur plusieurs mails à la fois. Il vous suffit pour cela de cocher plusieurs messages dans votre boîte de réception en cliquant sur la case présente sur les mails ou en demandant à l'assistant d'effectuer cette action.
Une barre d'actions contextuelle apparaît alors tout en haut vous permettant de marquer comme lu ou non lu, déplacer dans ou hors du mode Focus, marquer comme traité ou supprimer.
Une manière simple et rapide de gérer votre messagerie en quelques clics.
Traiter des mails est souvent long et fastidieux et l'encart de visualisation des premiers caractères historiquement présent dans les applications de messagerie ne facilite pas ce traitement. Mailvista vous résume la boucle (mail simple ou conversation) et ce résumé est présent directement sur l'aperçu du mail, que ce soit dans la boite de réception ou dans l'affichage avec les smart labels.
Ainsi, vous voyez directement l'objet du mail ou de la boucle et grâce à la catégorie ajoutée sous forme d'étiquette, votre prise de décision est accélérée. Ce résumé vous indique les actions demandées ou effectuées, les points clefs abordés, les personnes impliquées et un contexte global. En cliquant sur le mail et en affichant le détail de celui-ci, le résumé intelligent est également agrandi et vous donne encore plus d'informations. Il est alors situé dans le volet gauche.
Cela vous évite de relire toute la conversation et vous permet de reprendre le fil rapidement, même après plusieurs jours.
Adaptez la présentation de votre boîte de réception selon vos préférences. Trois types d'affichage sont disponibles :
Basculez à tout moment d'un affichage à l'autre en fonction de votre besoin en cliquant sur l'icône souhaitée.
Gagnez en impact et en clarté avec la rédaction assistée de Mailvista …
L'agent conversationnel est accessible dans le bandeau supérieur. Cliquez sur l'icône Mailvista pour y accéder :
Certaines fonctions vous sont proposées. L'assistant permet entre autres de :
La demande doit être rédigée en langage naturel, l'assistant vous proposera un aperçu de son résultat et vous pourrez valider si la réponse vous semble pertinente. A noter que l'assistant ne connait pas les noms propres, il sera nécessaire de les épeler ou de les écrire dans la zone de conversation.
Mailvista vous assiste pour la rédaction d'emails. En cliquant dans le bandeau supérieur sur "Nouveau message" ou de façon classique en répondant à un e-mail, l'écran de rédaction d'e-mail s'ouvre. Lorsque vous rédigez votre texte, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs phrases et les faire relire par Mailvista.
En sélectionnant une phrase, l'icône se déplie et vous propose plusieurs fonctions :
Cliquez sur l'option choisie. Mailvista vous affiche à gauche votre texte originel et à droite le texte modifié qu'il vous propose.
Si la suggestion vous convient, cliquez sur "Accepter" et Mailvista remplace votre phrase par sa suggestion. En cliquant sur "Refuser", vous revenez à la version d'origine de votre phrase et pouvez changer l'option choisie.
Cette fonctionnalité est accessible lors de la rédaction d'un e-mail en plein écran et également dans la zone réduite lors d'une réponse rapide :
Construisez une vision claire et efficace de vos sujets prioritaires grâce aux vues personnalisées
Créez des vues sur mesure et retrouvez-les sur la page d'accueil (pour les 3 vues les plus importantes) et en bas à gauche de votre messagerie en cliquant sur "Mes vues".
Une vue permet de filtrer les mails et les rassembler selon plusieurs critères : expéditeur, mot-clé, pièce jointe, libellé, date, projet ou client... selon ce qui vous est important. Par exemple, vous pouvez créer une vue pour tous les mails contenant des devis, les échanges avec un client spécifique ou les messages reçus pendant vos congés. Chaque vue est mémorisée et accessible via le menu latéral. Elle se met à jour automatiquement à chaque nouvelle réception.
Pour créer une vue, cliquez sur le "+" à côté de "Mes vues » dans le menu latéral gauche. Mailvista ouvre alors une boite de dialogue dans laquelle vous écrivez votre demande.
Des exemples vous sont proposés directement mais vous pouvez rédiger votre demande en langage naturel, par exemple "Retrouve tous les mails concernant la formation" puis cliquez sur "Envoyer" pour transmettre votre demande à Mailvista. Vous pouvez également la dicter grâce à la commande vocale en cliquant sur le micro dans la zone de conversation.
Mailvista propose ensuite un aperçu de la vue avec les filtres appliqués.
Il est possible d'en ajouter ou en supprimer en cliquant sur la croix sur le choix à éliminer. Il est également possible d'ajouter des dates de début et de fin pour restreindre la période de recherche des mails. A noter que la recherche ne se limitera pas uniquement aux mails des interlocuteurs identifiés si les mails correspondent aux critères.
L'étape suivante est de donner un nom clair et précis à la vue (de préférence court pour que vous puissiez l'identifier en un clin d'œil). Vous pouvez ajouter un smiley (et le changer en cliquant dessus) à nouveau pour identifier rapidement la vue.
Sélectionnez ensuite l'affichage souhaité en tableau (liste de mails) ou mosaïque (avec les mails en « Carte », « Vignettes » ou "Data Cards") puis les widgets présents sur cette vue (si l'on souhaite voir un aperçu des rendez-vous/ tâches/ ses notes et un aperçu des boucles/documents et liens correspondants).
En cliquant sur "Créer la vue", cette dernière se retrouve dans "Mes vues".
La vue affiche ainsi les rendez-vous détectés dans les mails, les tâches identifiées, documents et liens ainsi qu'un encart « Notes » pour noter les points essentiels.
Lorsqu'une vue est créée, vous la retrouvez en cliquant dessus dans le menu latéral gauche de la boîte de réception. Si un grand nombre de vues a été créé, il peut être nécessaire de cliquer sur "Voir plus" pour toutes les voir.
Lorsque la vue est affichée, vous pouvez modifier ses paramètres en cliquant sur la roue crantée à côté de son titre.
De cette façon, vous ajoutez ou retirez des filtres, vous modifiez l'affichage (grille ou mosaïque pour les mails, affichage ou non des widgets, titre de la vue, etc.) ou supprimez la vue.
Pour afficher l'un de ses vues sur la page d'accueil de Mailvista, elle doit être marquée comme "favori". Pour ce faire, se rendre dans le paramétrage en cliquant sur l'image de profil en haut à droite.
Dans la section "Ecran d'accueil", rubrique "Vos vues favorites", vous pouvez sélectionner jusqu'à trois vues et les ordonnancer par glisser déposer pour choisir leur ordre d'apparition sur la page d'accueil.
Vous pouvez également les supprimer directement depuis ce menu en cliquant sur l'icône poubelle.
N.B: La vue "Focus" concerne le mode focus et est toujours affichée, quel que soit le paramétrage que vous mettez en place.
Vous pouvez télécharger Mailvista depuis l'App Store (iOS) ou le Google Play Store (Android) pour la version mobile pour smartphones.
L'application est également disponible en ligne sur notre site officiel. Il vous suffit de vous rendre sur www.mailvista.ai et de sélectionner la version compatible avec votre appareil. Mailvista est accessible depuis votre navigateur internet (Chrome, Microsoft Edge, Firefox, Brave ou autre). Pensez à ajouter le lien dans vos favoris ou le définir comme page d'accueil de votre navigateur à l'ouverture pour le retrouver rapidement.
Mailvista est accessible sur ordinateur (Windows, macOS) et mobile (iOS, Android). Vous pouvez également utiliser l'application web via n'importe quel navigateur à jour. Vos données sont synchronisées en temps réel pour une expérience fluide, quel que soit l'appareil utilisé.
Mailvista ne stocke pas directement vos e-mails : il s'appuie sur l'infrastructure de votre messagerie liée (par exemple Outlook). Ainsi, la capacité de stockage dépend de votre abonnement à votre messagerie (abonnement à Microsoft 365 le cas échéant, que vous pouvez visualiser sur le portail Microsoft 365 pour au besoin étendre votre formule).
Les tokens sont les unités de consommation associées à certaines fonctionnalités avancées de Mailvista (aide à la rédaction, conversation avec l'assistant Mailvista, etc.). Votre quota est remis au niveau initial à chaque date anniversaire de votre contrat. Si vous avez souscrit à un abonnement mensuel, tous les mois à la date de souscription, votre quota sera à nouveau rempli. Si malgré cela, votre consommation dépasse votre nombre de tokens, il vous sera nécessaire de souscrire à un abonnement supérieur.
Pour cela, cliquez sur votre icône de profil en haut à droite, puis accédez à la rubrique Tokens & abonnements. Vous pouvez consulter votre solde directement sur la page d'accueil, ainsi vous pouvez dans cette rubrique choisir une formule adaptée à vos besoins afin de disposer de nouveaux tokens, et ce en quelques clics.
Pour accéder à votre abonnement, cliquez sur votre photo de profil pour accéder aux paramètres. Vous pourrez alors consulter ou modifier votre formule d'abonnement, ajouter des options, ou accéder à l'historique de facturation selon les droits qui vous sont attribués (pour les versions pro, des restrictions peuvent s'appliquer).
Vous pouvez également modifier votre abonnement en passant par notre site internet.
L'historisation correspond à la période analysée par Mailvista pour appliquer automatiquement ses Smart Labels et autres fonctions intelligentes. Par exemple, avec une historisation de 1 an, Mailvista ne catégorise que les mails reçus sur les 12 derniers mois. Cela permet de limiter la surcharge d'analyse tout en conservant des performances optimales. À noter : tous vos mails restent accessibles dans la boîte principale, même au-delà de cette période, et peuvent toujours être retrouvés via la recherche ou l'assistant conversationnel. Cependant, l'analyse sur les mails (catégorisation, résumé intelligent...) dépend de l'historisation, elle-même définie par votre abonnement.
Mailvista est compatible avec Outlook, la solution de messagerie de Microsoft 365. En liant votre compte Microsoft, vos e-mails et rendez-vous sont synchronisés dans Mailvista.
La solution intégrera d'autres solutions de messagerie du marché fin 2025 en permettant notamment une synchronisation avec son compte Gmail. La compatibilité des solutions continuera de s'étoffer dans le temps, vous permettant de centraliser la gestion de vos emails sans changer de fournisseur.
Oui, vous pouvez tout à fait changer de compte. Pour cela, rendez-vous dans les paramètres de l'application, cliquez sur votre compte actuel, puis sélectionnez "Se déconnecter". Vous pourrez ensuite vous reconnecter avec les identifiants d'un autre compte Microsoft 365 par exemple dans le cas d'une messagerie Outlook. Cette manipulation est rapide et ne supprime pas vos données locales. Attention toutefois, un abonnement à MAILVISTA est nécessaire pour chaque compte de messagerie.
Le mot de passe utilisé dans Mailvista est celui de votre compte de messagerie, par exemple de votre compte Microsoft 365 si vous avez synchronisé Mailvista avec votre adresse Outlook.
Pour modifier votre mot de passe, vous devez vous rendre sur votre application historique (par exemple sur le portail Microsoft 365), puis suivre la procédure de modification de mot de passe. Une fois mis à jour, votre nouveau mot de passe sera automatiquement pris en compte par Mailvista.
Oui. Mailvista est disponible en plusieurs langues, dont le français et l'anglais. Vous pouvez modifier la langue manuellement dans les paramètres de votre compte.
Pour changer la langue de Mailvista, cliquez sur votre photo de profil pour accéder aux paramètres, puis ouvrez la section "Mon compte". Vous y trouverez l'option de langue. Mailvista détecte automatiquement votre langue par défaut, mais vous pouvez la modifier à tout moment.
Vos mails traités sont bien entendu conservés dans votre boîte Mailvista.
Il n'est actuellement pas possible d'ajouter un message d'absence directement dans Mailvista. Néanmoins, si vous paramétrez un message dans votre messagerie historique (par exemple Outlook), celui-ci sera bien entendu effectif lorsque vous enverrez des e-mails depuis Mailvista.
Absolument. Mailvista permet l'ajout d'une signature avec une mise en forme simplifiée directement dans les paramètres de l'outil.
Actuellement, Mailvista permet l'ajout d'une signature unique avec une mise en forme simplifiée directement dans les paramètres de l'outil.
En mettant à disposition des outils simples et intelligents, Mailvista vous accompagne dans l'adoption de nouveaux réflexes : mieux organiser vos échanges, réduire votre empreinte carbone, et sécuriser durablement le patrimoine informationnel de votre entreprise.
Dans cette dynamique d'usage plus vertueux et de décarbonation de sa boîte mail, l'usage traditionnel des dossiers de classement n'est plus la solution la plus adéquate, notamment en matière de responsabilité environnementale.
Mailvista vous propose donc un mode de fonctionnement plus adapté : le stockage des messages importants dans des espaces en ligne, pensés pour l'archivage, le partage et la collaboration.
Cette évolution s'inscrit dans une démarche progressive et accompagnée. Mailvista vous guidera dans cette transition, tout en maintenant une expérience fluide : les messages archivés dans des dossiers de classement (manuellement ou via des règles automatiques) ne seront donc pas visibles dans Mailvista car considérés comme archivés dans votre messagerie classique. Pour les visualiser dans Mailvista, il sera nécessaire de les déplacer dans la boîte de réception de votre messagerie historique.
Mailvista propose un dossier de spam classique, mais va plus loin avec la catégorie "Suspect". Grâce à son assistant intelligent basé sur l'IA, l'application identifie les messages inhabituels ou douteux. Vous pouvez facilement consulter cette catégorie et supprimer en masse les e-mails jugés indésirables, pour garder une boîte de réception propre et sûre. Pensez à signaler ces derniers à votre administrateur au besoin (si votre compte est une messagerie professionnelle).
Tout à fait, tous les rendez-vous et évènements du calendrier de votre messagerie historique sont synchronisés dans Mailvista lors de la connexion à votre compte.
Dans Mailvista, la création d'un évènement permet de renseigner les informations suivantes : titre, date et heure de début et de fin, invités obligatoires et facultatifs, emplacement et informations supplémentaires. La gestion des évènements périodiques n'est pour l'instant pas implémentée, il s'agit d'une fonctionnalité en cours de développement par nos équipes.
Pour le moment, seul l'affichage du calendrier principal est disponible.
Actuellement, il est possible de visualiser un lien visioconférence directement dans l'évènement s'il s'agit d'un évènement avec une visioconférence Teams.
Oui, lorsque Mailvista analyse le contenu d'un mail ou d'une boucle, il suggère des tâches à créer. En cliquant sur le « + » à côté de la tâche, cette dernière est créée et inscrite dans le Smart Todo. Quand elle sera effectuée (cochée), elle sera masquée.
De nombreuses nouveautés sont prévues ! Prochainement, Mailvista intégrera des notifications, proposera de nouvelles commandes pour l'assistant conversationnel, et pourra s'interfacer avec d'autres solutions de messagerie. Ces évolutions visent à enrichir votre expérience et votre confort sans alourdir votre flux quotidien. D'autres fonctionnalités sont également prévues concernant le calendrier et les tâches pour simplifier votre gestion et votre organisation.
En cas de dysfonctionnement ou d'erreur technique, vous pouvez le signaler via notre formulaire dédié en suivant ce lien : Lien vers le formulaire de signalement. Cela nous permet d'améliorer l'application et de proposer des correctifs rapidement.
Absolument. Nous sommes à l'écoute de nos utilisateurs. Vous pouvez partager vos suggestions et idées d'amélioration en accédant à ce lien : Lien vers le formulaire de feedback. Chaque proposition est étudiée avec soin par notre équipe produit.
Mailvista vous aide à réduire votre empreinte carbone en facilitant une gestion plus responsable de votre messagerie. Grâce à son assistant de tri intelligent, vous pouvez alléger votre boîte mail en supprimant plus rapidement les messages inutiles, stocker vos pièces jointes ailleurs pour désengorger votre messagerie, et vous désabonner facilement des newsletters non pertinentes. L'outil vous propose aussi des conseils concrets pour adopter de bonnes pratiques numériques afin de rendre votre usage plus durable au quotidien.